4. Gwneud penderfyniadau, risg a rheolaeth

Egwyddor

Bydd y bwrdd yn sicrhau bod ei brosesau ar gyfer gwneud penderfyniadau wedi'u seilio ar wybodaeth, yn drylwyr ac yn amserol, a bod systemau effeithiol yn cael eu sefydlu a'u monitro ar gyfer dirprwyo, asesu a rheoli risgiau.

Y rhesymeg

Y bwrdd yn y pen draw sy’n gyfrifol am benderfyniadau a gweithredoedd yr elusen ond ni all ac ni ddylai wneud popeth. Efallai y bydd yn ofynnol yn ôl y gyfraith neu ddogfen lywodraethu’r elusen i’r bwrdd wneud penderfyniadau penodol ond, y tu hwnt i hyn, mae angen iddo benderfynu pa faterion eraill y bydd yn gwneud penderfyniadau yn eu cylch a pha rai y gall ac y bydd yn eu dirprwyo.

Bydd yr ymddiriedolwyr yn dirprwyo awdurdod, ond nid y cyfrifoldeb yn y pen draw, felly mae angen i'r bwrdd gael systemau rheoli ariannol addas, systemau rheoli perthnasol eraill a threfniadau adrodd er mwyn sicrhau ei fod yn goruchwylio'r materion y mae’n eu dirprwyo. Rhaid i ymddiriedolwyr hefyd ganfod ac asesu risgiau a chyfleoedd i’r mudiad a phenderfynu ar y ffordd orau o ddelio â'r rhain, gan gynnwys asesu a ydynt yn rhai y mae modd eu rheoli neu’n bethau sy’n werth eu gwneud.

Canlyniadau allweddol

Bydd y bwrdd yn glir mai’r prif bethau y mae’n canolbwyntio arnynt yw strategaeth, perfformiad a sicrwydd, yn hytrach na materion gweithredol, ac yn adlewyrchu hyn yn y pethau mae’n eu dirprwyo.
Bydd gan y bwrdd fframwaith penderfynu a monitro cadarn sy’n helpu’r mudiad i gyflawni ei ddibenion elusennol. Bydd yn ymwybodol o’r ystod o risgiau ariannol a’r risgiau eraill y mae angen iddo eu monitro a’u rheoli.
Bydd y bwrdd yn hyrwyddo diwylliant o reoli adnoddau yn synhwyrol ond gan ddeall hefyd y gall bod yn orofalus ac yn gyndyn o fentro fod yn risg ynddo’i hun ac atal arloesedd.
Pan fo agweddau ar rôl y bwrdd yn cael eu dirprwyo i ymddiriedolwyr, staff, gwirfoddolwyr neu gontractwyr, bydd y bwrdd yn cadw cyfrifoldeb ac yn dal i oruchwylio.

Dirprwyo a rheoli
1. Bydd y bwrdd yn adolygu’n rheolaidd pa faterion sydd wedi’u cadw’n ôl yng ngofal y bwrdd a pha rai y gellir eu dirprwyo. Bydd yn dirprwyo ar y cyd i uwch reolwyr, pwyllgorau, ymddiriedolwyr unigol, staff neu wirfoddolwyr.
2. Bydd y bwrdd yn disgrifio ei fframwaith ‘dirprwyo’ mewn dogfen sy’n rhoi digon o fanylion ac yn pennu ffiniau clir fel y gellir deall beth sy'n cael ei ddirprwyo a gwneud hynny'n rhwydd. Bydd systemau yn eu lle i fonitro a goruchwylio’r ffordd o ddirprwyo.
3. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan ei bwyllgorau gylchoedd gorchwyl ac aelodaeth addas a bod:
  1. y cylchoedd gorchwyl yn cael eu hadolygu'n rheolaidd
  2. aelodaeth y pwyllgorau yn cael ei diweddaru’n rheolaidd a ddim yn dibynnu gormod ar bobl benodol.
4. Pan fydd elusen yn defnyddio cyflenwyr neu wasanaethau gan drydydd partïon, er enghraifft ar gyfer codi arian, rheoli data neu ddibenion eraill, bydd gan y bwrdd sicrwydd bod y gwaith hwn yn cael ei gyflawni er budd yr elusen ac yn unol â'i gwerthoedd a’r cytundeb rhwng yr elusen a’r cyflenwr. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod trefniadau o’r fath yn cael eu hadolygu’n rheolaidd i sicrhau eu bod yn parhau’n briodol.
5. Bydd y bwrdd yn adolygu polisïau a gweithdrefnau allweddol yr elusen i sicrhau eu bod yn parhau i gefnogi amcanion yr elusen, ac yn ddigonol ar eu cyfer. Mae hyn yn cynnwys polisïau a gweithdrefnau sy’n delio gyda strategaethau, swyddogaethau a chyfrifoldebau’r bwrdd; arian (gan gynnwys arian wrth gefn); safonau ansawdd neu wasanaeth; arferion da o ran cyflogaeth; ac annog a defnyddio gwirfoddolwyr; yn ogystal â gweithgareddau allweddol megis codi arian a diogelu data.
Rheoli a monitro perfformiad y mudiad
1. Gan weithio gydag uwch reolwyr, bydd y bwrdd yn sicrhau bod cynlluniau gweithredu a chyllidebau yn cyd-fynd â dibenion yr elusen, amcanion strategol y cytunwyd arnynt a’r adnoddau sydd ar gael.
2. Bydd y bwrdd yn monitro perfformiad yn rheolaidd gan ddefnyddio fframwaith cyson, gan ofalu bod perfformiad yr elusen yn cyd-fynd ag amcanion strategol, cynlluniau gweithredol a chyllidebau’r elusen. Bydd ganddo strwythurau yn eu lle i ddal staff yn atebol a’u cefnogi i gyflawni’r amcanion hyn.
3. Bydd y bwrdd yn cytuno ag uwch reolwyr pa wybodaeth sydd ei hangen er mwyn asesu’r gwaith a wneir o’i gymharu â’r cynlluniau, y canlyniadau a’r amserlenni y cytunwyd arnynt. Dylai gwybodaeth fod yn amserol, yn berthnasol ac yn fanwl gywir, a chael ei darparu mewn fformat hawdd ei ddeall.
4. Bydd y bwrdd yn ystyried gwybodaeth gan fudiadau tebyg eraill yn rheolaidd i gymharu neu feincnodi perfformiad y mudiad.
Bod yn rhagweithiol wrth reoli risgiau
1. Bydd gan y bwrdd gyfrifoldeb cyffredinol dros reoli risgiau a bydd yn trafod ac yn penderfynu ar lefel y risg y mae’n barod i’w derbyn ar gyfer risgiau penodol a chyfunol.
2. Bydd y bwrdd yn adolygu risgiau arwyddocaol penodol yr elusen yn rheolaidd, ynghyd ag effaith gyfansawdd y risgiau hynny. Bydd y bwrdd yn gwneud cynlluniau i liniaru a rheoli’r risgiau hyn mewn ffordd briodol.
3. Bydd y bwrdd yn rhoi proses yn ei lle, ac yn ei hadolygu’n rheolaidd, ar gyfer canfod, blaenoriaethu a rheoli risgiau, a’u codi i lefel uwch, a lle bo hynny’n berthnasol, systemau mewnol yr elusen er mwyn rheoli’r risgiau hyn. Bydd y bwrdd yn adolygu pa mor effeithiol yw sut mae’r elusen yn delio â risgiau o leiaf unwaith bob blwyddyn.
4. Bydd y bwrdd yn disgrifio sut mae’r elusen yn delio â risgiau yn ei adroddiad blynyddol ac yn unol â gofynion rheoleiddiol.
Penodi archwilwyr ac archwiliadau
1. Bydd y bwrdd yn cytuno ac yn goruchwylio proses effeithiol ar gyfer penodi ac adolygu archwilwyr, gan gael cyngor gan bwyllgor archwilio os oes un yn bodoli.
2. Pan fydd gan elusen bwyllgor archwilio, bydd gan ei gadeirydd brofiad ariannol diweddar a pherthnasol, a bydd y pwyllgor yn cynnwys o leiaf ddau ymddiriedolwr.
3. Bydd gan y bwrdd, neu'r pwyllgor archwilio, gyfle i gyfarfod â'r archwilwyr, heb fod y staff cyflogedig yn bresennol, o leiaf unwaith y flwyddyn.
4. Bydd trefniadau wedi’u sefydlu i alluogi corff, fel pwyllgor archwilio, i ystyried pryderon a fynegir yn gyfrinachol am amhriodoldeb, camymddygiad neu gamwedd honedig. Mae hyn yn cynnwys pryderon a fynegir drwy ‘chwythu'r chwiban'. Bydd trefniadau hefyd wedi’u sefydlu ar gyfer ymchwilio mewn ffordd briodol ac annibynnol, ac i gymryd camau dilynol ar ôl hynny.

Dirprwyo a rheoli
1. Bydd y bwrdd yn adolygu’n rheolaidd pa faterion sydd wedi’u cadw’n ôl yng ngofal y bwrdd a pha rai y gellir eu dirprwyo. Bydd yn dirprwyo ar y cyd i bwyllgorau neu ymddiriedolwyr unigol, neu staff a gwirfoddolwyr os oes gan yr elusen rai.
2. Bydd y bwrdd yn disgrifio ei fframwaith ‘dirprwyo’ mewn dogfen sy’n rhoi digon o fanylion ac yn pennu ffiniau clir fel y gellir deall beth sy'n cael ei ddirprwyo a gwneud hynny'n rhwydd.
3. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan ei bwyllgorau gylchoedd gorchwyl ac aelodaeth addas a bod:
  1. y cylchoedd gorchwyl yn cael eu hadolygu'n rheolaidd
  2. aelodaeth y pwyllgorau yn cael ei diweddaru’n rheolaidd a ddim yn dibynnu gormod ar bobl benodol
  3. aelodau o’r pwyllgorau yn cydnabod mai gan y bwrdd y mae’r cyfrifoldeb yn y pen draw.
4. Pan fydd elusen yn defnyddio cyflenwyr neu wasanaethau gan drydydd partïon, er enghraifft ar gyfer codi arian, rheoli data neu ddibenion eraill, bydd gan y bwrdd sicrwydd bod y gwaith hwn yn cael ei gyflawni er budd yr elusen ac yn unol â'i gwerthoedd a’r cytundeb rhwng yr elusen a’r cyflenwr. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod trefniadau o’r fath yn cael eu hadolygu’n rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal yn briodol.
5. Bydd y bwrdd yn gwirio polisïau a gweithdrefnau allweddol yr elusen i sicrhau eu bod yn dal i gefnogi amcanion yr elusen, ac yn ddigonol ar eu cyfer. Mae hyn yn cynnwys polisïau a gweithdrefnau sy’n delio gyda strategaethau, swyddogaethau a chyfrifoldebau’r bwrdd; arian (gan gynnwys arian wrth gefn); safonau ansawdd neu wasanaeth; pan fo angen, arferion da o ran cyflogaeth; annog a defnyddio gwirfoddolwyr; gweithgareddau allweddol megis codi arian a diogelu data.
Rheoli a monitro perfformiad y mudiad
1. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod cynlluniau gweithredu a chyllidebau yn cyd-fynd â dibenion yr elusen, amcanion strategol ac adnoddau.
2. Bydd y bwrdd yn monitro perfformiad yn rheolaidd gan ddefnyddio fframwaith cyson, gan ofalu bod perfformiad yr elusen yn cyd-fynd ag amcanion strategol, cynlluniau gweithredol a chyllidebau’r elusen.
3. Bydd y bwrdd yn cytuno pa wybodaeth sydd ei hangen er mwyn asesu’r gwaith a wneir o’i gymharu â’r cynlluniau, y canlyniadau a’r amserlenni y cytunwyd arnynt. Bydd ymddiriedolwyr yn rhannu gwybodaeth amserol, perthnasol a manwl gywir mewn fformat hawdd ei ddeall.
4. Bydd y bwrdd yn ystyried gwybodaeth gan fudiadau tebyg eraill yn rheolaidd i gymharu neu feincnodi perfformiad y mudiad.
Bod yn rhagweithiol wrth reoli risgiau
1. Bydd gan y bwrdd gyfrifoldeb cyffredinol dros reoli risgiau a bydd yn trafod ac yn penderfynu ar lefel y risg y mae’n barod i’w derbyn ar gyfer risgiau penodol a chyfunol.
2. Bydd y bwrdd yn adolygu risgiau arwyddocaol penodol yr elusen yn rheolaidd, ynghyd ag effaith y risgiau hynny gyda’i gilydd. Bydd y bwrdd yn gwneud cynlluniau i liniaru a rheoli’r risgiau hyn mewn ffordd briodol. Bydd ymddiriedolwyr yn ystyried risgiau sy’n berthnasol i’w sefyllfa a ble maent yn gweithio, er enghraifft, bydd elusennau sy’n gweithio gyda phlant neu oedolion agored i niwed yn debygol o edrych ar risgiau yn ymwneud â materion diogelu.
3. Bydd y bwrdd yn rhoi proses yn ei lle, ac yn ei gwirio’n rheolaidd, ar gyfer canfod, blaenoriaethu a rheoli risgiau, a’u codi i lefel uwch, a lle bo hynny’n berthnasol, systemau mewnol yr elusen er mwyn rheoli’r risgiau hyn. Bydd y bwrdd yn adolygu pa mor effeithiol yw sut mae’r elusen yn delio â risgiau o leiaf unwaith bob blwyddyn. Bydd y bwrdd yn disgrifio sut mae’r elusen yn delio â risgiau yn ei adroddiad blynyddol ac yn unol â gofynion rheoleiddiol.
Penodi arolygwyr neu archwilwyr allanol
1. Bydd y bwrdd yn cytuno ac yn goruchwylio proses effeithiol ar gyfer penodi ac adolygu arolygwyr neu archwilwyr allanol os oes eu hangen.