5. Effeithiolrwydd y bwrdd

Egwyddor

Bydd y bwrdd yn gweithio fel tîm effeithiol, gan ddefnyddio’r cydbwysedd priodol o sgiliau, profiad, cefndiroedd a gwybodaeth i wneud penderfyniadau doeth.

Y rhesymeg

Mae’r bwrdd yn cael effaith fawr ar ba mor ffyniannus fydd elusen. Mae'r naws y mae’r bwrdd yn ei gosod drwy ei arweinyddiaeth, ei ymddygiad, ei ddiwylliant a'i berfformiad cyffredinol yn hollbwysig i lwyddiant yr elusen. Mae’n bwysig mynd ati’n drylwyr i recriwtio ymddiriedolwyr, a delio â’u perfformiad a’u datblygiad ac ymddygiad y bwrdd. Mewn tîm effeithiol, mae aelodau o’r bwrdd yn teimlo ei bod yn ddiogel awgrymu, cwestiynu a herio syniadau a rhoi sylw i bynciau anodd, yn hytrach na’u hosgoi.

Canlyniadau allweddol

  1. Bydd diwylliant, ymddygiad a phrosesau’r bwrdd yn ei helpu i fod yn effeithiol; gan gynnwys derbyn a datrys heriau neu wahanol safbwyntiau.
  2. Bydd gan bob ymddiriedolwr sgiliau a gwybodaeth briodol am yr elusen a gall pob un ymroi digon o amser i fod yn effeithiol yn eu rô
  3. Bydd y cadeirydd yn galluogi’r bwrdd i weithio fel tîm effeithiol drwy ddatblygu perthynas waith gref rhwng aelodau o’r bwrdd a bydd yn creu diwylliant lle caiff gwahaniaethau eu mynegi a’u datrys.
  4. Bydd y bwrdd yn gwneud penderfyniadau ar y cyd ac yn hyderus. Unwaith y gwneir penderfyniadau bydd y bwrdd yn uno y tu cefn iddynt ac yn eu derbyn fel penderfyniadau rhwymol.

Arfer a argymhellir

  1. Gweithio fel tîm effeithiol
    1. Bydd y bwrdd yn cyfarfod mor aml ag y bo galw er mwyn iddo fod yn effeithiol.
    2. Bydd y cadeirydd, gan weithio gydag aelodau o’r bwrdd a staff, yn cynllunio rhaglen waith y bwrdd a’i gyfarfodydd, gan sicrhau bod gan ymddiriedolwyr y wybodaeth, yr amser a’r lle angenrheidiol i ystyried materion allweddol a gwneud penderfyniadau sydd wedi’u hystyried yn ofalus, er mwyn defnyddio amser y bwrdd yn dda.
    3. Bydd gan y bwrdd is-gadeirydd neu rywun tebyg a fydd yn gallu rhoi cyngor i’r cadeirydd a bod yn ganolwr i'r ymddiriedolwyr eraill os bydd galw.
    4. Bydd y bwrdd yn trafod yn rheolaidd ei effeithiolrwydd a’i allu i gydweithio fel tîm, gan gynnwys cymhellion unigolion a disgwyliadau ynghylch ymddygiad. Bydd ymddiriedolwyr yn cymryd amser i ddeall cymhellion ei gilydd i feithrin ffydd o fewn y bwrdd a bydd y cadeirydd yn gofyn am adborth ar sut i greu amgylchedd lle gall ymddiriedolwyr herio ei gilydd yn adeiladol.
    5. Pan fo gwahaniaeth barn sylweddol, bydd ymddiriedolwyr yn cymryd amser i ystyried y safbwyntiau gwahanol ac archwilio canlyniadau amgen, gan barchu safbwyntiau eraill a gwerth cyfaddawdu yn nhrafodaethau’r bwrdd.
    6. Bydd y bwrdd, ar y cyd, yn cael cyngor a chymorth llywodraethu arbenigol mewnol neu allanol. Gall y bwrdd gael at gyngor proffesiynol annibynnol, fel cyngor cyfreithiol neu ariannol. Yr elusen ddylai dalu’r gost os oes angen y cyngor hwn ar y bwrdd er mwyn iddo gyflawni ei ddyletswyddau.
  2. Adolygu cyfansoddiad y bwrdd
    1. Bydd gan y bwrdd y cymysgedd o sgiliau, gwybodaeth a phrofiad y mae ei angen arno er mwyn llywodraethu, arwain a chyflawni dibenion yr elusen yn effeithiol, a bydd yn ystyried y pethau hyn yn rheolaidd. Bydd y bwrdd yn adlewyrchu hyn wrth benodi ymddiriedolwyr, gan gydbwyso’r angen am gysondeb â’r angen i adnewyddu’r bwrdd.
    2. Bydd y bwrdd yn ddigon mawr fel y gellir cyflawni gwaith yr elusen, ac fel y gellir rheoli newidiadau i gyfansoddiad y bwrdd heb i hynny amharu’n ormodol ar ei waith. Fel arfer, ystyrir bod bwrdd ac arno o leiaf bump ond dim mwy na deuddeg ymddiriedolwr yn arfer da.
  3. Goruchwylio penodiadau
    1. Bydd gweithdrefn ffurfiol, gadarn a thryloyw wedi’i sefydlu i benodi ymddiriedolwyr newydd i’r bwrdd, gan gynnwys hysbysebu seddi gwag yn eang.
    2. Wrth chwilio am ymddiriedolwyr newydd ac wrth eu penodi neu eu henwebu ar gyfer etholiad, gwneir hynny ar sail teilyngdod, gan ddefnyddio meini prawf gwrthrychol ac ystyried manteision amrywiaeth ar y bwrdd. Bydd archwiliadau sgiliau rheolaidd yn sail i'r broses o chwilio am ymddiriedolwyr newydd
    3. Bydd yr elusen yn ystyried defnyddio pwyllgor enwebu i arwain y broses o benodi aelodau o’r bwrdd a gwneud argymhellion i’r bwrdd.
    4. Caiff ymddiriedolwyr eu penodi am gyfnod o amser y cytunwyd arno, yn unol ag unrhyw ddarpariaethau cyfansoddiadol neu statudol yn ymwneud ag etholiad ac ailetholiad. Os yw ymddiriedolwr wedi gwasanaethu am fwy na naw mlynedd, yna bydd ei ailbenodiad:
      1. yn unol ag adolygiad arbennig o gadarn ac yn ystyried yr angen i adnewyddu'r bwrdd yn raddol
      2. yn cael ei esbonio yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
    5. Os bydd dogfen lywodraethu elusen yn caniatáu i un neu ragor o ymddiriedolwyr gael eu henwebu a’u hethol gan aelodaeth ehangach, neu eu hethol gan aelodaeth ehangach ar ôl enwebiad neu argymhelliad gan y bwrdd, bydd yr elusen yn helpu’r aelodau i gyfrannu mewn ffordd wybodus at y prosesau hyn.
  4. Datblygu’r bwrdd
    1. Wrth ymuno â’r bwrdd, bydd ymddiriedolwyr yn dilyn proses gynefino gydag adnoddau digonol wedi'u neilltuo i hynny. Bydd y broses yn cynnwys cyfarfodydd ag uwch reolwyr, ac yn edrych ar holl waith yr elusen. Rhoddir y cyfle i ymddiriedolwyr ddysgu a datblygu’n barhaus.
    2. Bydd y bwrdd yn adolygu’i berfformiad ei hun, yn ogystal â pherfformiad ymddiriedolwyr unigol, gan gynnwys y cadeirydd. Bydd hyn yn digwydd bob blwyddyn, gyda gwerthusiad allanol bob tair blynedd. Bydd gwerthusiad o'r fath fel arfer yn edrych ar gydbwysedd sgiliau, profiad a gwybodaeth y bwrdd, ei amrywiaeth yn yr ystyr ehangach, sut mae'r bwrdd yn cydweithio, a ffactorau eraill sy'n berthnasol i ba mor effeithiol ydyw.
    3. Bydd y bwrdd yn esbonio sut mae’r elusen yn adolygu neu’n gwerthuso’r bwrdd yn y datganiad llywodraethu yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
  1. Gweithio fel tîm effeithiol
    1. Bydd y bwrdd yn cyfarfod mor aml ag y bo galw er mwyn iddo fod yn effeithiol.
    2. Bydd y cadeirydd, gan weithio gydag aelodau o’r bwrdd ac unrhyw staff, yn cynllunio gwaith y bwrdd a chyfarfodydd, gan sicrhau bod gan ymddiriedolwyr y wybodaeth, yr amser a’r lle mae arnynt eu hangen i ystyried materion allweddol a gwneud penderfyniadau sydd wedi’u hystyried yn ofalus.
    3. Bydd y bwrdd yn trafod yn rheolaidd ei effeithiolrwydd a’i allu i gydweithio fel tîm, gan gynnwys cymhellion unigolion a disgwyliadau ynghylch ymddygiad. Bydd ymddiriedolwyr yn cymryd amser i ddeall cymhellion ei gilydd i feithrin ffydd o fewn y bwrdd a bydd y cadeirydd yn gofyn am adborth ar sut i feithrin amgylchedd lle gall ymddiriedolwyr herio ei gilydd yn adeiladol.
    4. Pan fo gwahaniaeth barn sylweddol, bydd ymddiriedolwyr yn cymryd amser i ystyried y safbwyntiau a’r canlyniadau gwahanol, gan barchu pob safbwynt a gwerth cyfaddawdu yn nhrafodaethau’r bwrdd.
    5. Bydd y bwrdd, ar y cyd, yn gallu cael cyngor proffesiynol annibynnol mewn meysydd megis llywodraethu, y gyfraith ac arian. Bydd hyn naill ai ar sail pro-bono neu bydd yr elusen yn talu’r gost os oes angen y cyngor hwn ar y bwrdd er mwyn iddo gyflawni ei ddyletswyddau.
  2. Adolygu cyfansoddiad y bwrdd
    1. Bydd gan y bwrdd y sgiliau, y wybodaeth a’r profiad y mae eu hangen arno er mwyn llywodraethu, arwain a chyflawni dibenion yr elusen yn effeithiol, a bydd yn ystyried y pethau hyn yn rheolaidd. Bydd y bwrdd yn adlewyrchu hyn wrth benodi ymddiriedolwyr, gan gydbwyso’r angen am gysondeb â’r angen i adnewyddu’r bwrdd.
    2. Bydd y bwrdd yn ddigon mawr fel y gellir ateb anghenion gwaith yr elusen, ac fel y gellir rheoli newidiadau i gyfansoddiad y bwrdd heb i hynny amharu’n ormodol ar ei waith. Fel arfer, ystyrir bod bwrdd ac arno o leiaf bump ond dim mwy na deuddeg ymddiriedolwr yn arfer da.
  3. Goruchwylio penodiadau
    1. Bydd gweithdrefn ffurfiol, gadarn a thryloyw wedi’i sefydlu i benodi ymddiriedolwyr newydd i’r bwrdd, gan gynnwys hysbysebu seddi gwag yn eang.
    2. Wrth chwilio am ymddiriedolwyr newydd ac wrth eu penodi neu eu henwebu ar gyfer etholiad, gwneir hynny ar sail teilyngdod, gan ddefnyddio meini prawf gwrthrychol ac ystyried manteision amrywiaeth. Bydd y bwrdd yn edrych yn rheolaidd ar ba sgiliau sydd ganddo ac y mae arno eu hangen, a bydd hyn yn effeithio ar y ffordd y deuir o hyd i ymddiriedolwyr newydd.
    3. Caiff ymddiriedolwyr eu penodi am gyfnod o amser y cytunwyd arno, yn unol ag unrhyw ddarpariaethau cyfansoddiadol neu statudol yn ymwneud ag etholiad ac ailetholiad. Os yw ymddiriedolwr wedi gwasanaethu am fwy na naw mlynedd, yna bydd ei ailbenodiad:
      1. yn unol ag adolygiad arbennig o gadarn ac yn ystyried yr angen i adnewyddu'r bwrdd yn raddol
      2. yn cael ei esbonio yn adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
    4. Os bydd dogfen lywodraethu elusen yn caniatáu i un neu ragor o ymddiriedolwyr gael eu henwebu a’u hethol gan aelodaeth ehangach, neu eu hethol gan aelodaeth ehangach ar ôl enwebiad neu argymhelliad gan y bwrdd, bydd yr elusen yn helpu’r aelodau i gyfrannu mewn ffordd wybodus at y prosesau hyn.
  4. Datblygu’r bwrdd
    1. Wrth ymuno â’r bwrdd, bydd ymddiriedolwyr yn dilyn proses gynefino gydag adnoddau digonol wedi'u neilltuo i hynny, gan gynnwys cyfarfodydd ag aelodau eraill a staff (os oes gan yr elusen staff), ac yn edrych ar holl waith yr elusen.
    2. Bydd y bwrdd yn adolygu’i berfformiad ei hun, gan gynnwys perfformiad y cadeirydd. Gallai’r adolygiadau hyn ystyried cydbwysedd sgiliau, profiad a gwybodaeth y bwrdd, ei amrywiaeth, sut mae'r bwrdd yn cydweithio, a ffactorau eraill sy'n effeithio ar ba mor effeithiol ydyw.
    3. Bydd ymddiriedolwyr yn gallu egluro sut maent yn gwirio eu perfformiad eu hunain.