7. Bod yn agored ac yn atebol

Egwyddor

Bydd y bwrdd yn arwain y mudiad i fod yn dryloyw ac yn atebol. Bydd yr elusen yn agored yn ei gwaith, oni bai bod rheswm da iddi beidio â bod.

Y rhesymeg

Rhaid i’r cyhoedd fod â ffydd bod elusen yn cyflawni budd cyhoeddus, ac mae hynny’n hanfodol i'w henw da a’i llwyddiant, a thrwy estyniad, i lwyddiant y sector ehangach. Mae modd creu'r ymddiriedaeth hon a meithrin hyder a dilysrwydd drwy wneud atebolrwydd yn rhywbeth gwirioneddol, a thrwy gyfathrebu'n agored y ddwy ffordd mewn modd sy’n dathlu llwyddiant ac yn dangos parodrwydd i ddysgu o gamgymeriadau.

Canlyniadau allweddol

Bydd holl randdeiliaid y mudiad yn gwerthfawrogi ei waith a’i effaith.
Bydd y bwrdd yn sicrhau bod perfformiad yr elusen a’r modd y mae'n ymwneud â'i rhanddeiliaid yn cael eu harwain gan y gwerthoedd, y foeseg a'r diwylliant y rhoddir yn eu lle gan y bwrdd. Bydd ymddiriedolwyr yn sicrhau bod yr elusen yn cydweithio â rhanddeiliaid er mwyn hyrwyddo ymddygiad moesegol.
Bydd yr elusen yn cymryd o ddifrif ei chyfrifoldeb i feithrin ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd yn ei gwaith.
Bydd yr elusen yn cael ei gweld fel un ddilys i gynrychioli ei buddiolwyr a’i rhanddeiliaid.

Cyfathrebu ac ymgynghori’n effeithiol â rhanddeiliaid
1. Bydd y bwrdd yn canfod y rhanddeiliaid allweddol sydd â budd yng ngwaith yr elusen. Gallai hyn gynnwys defnyddwyr neu fuddiolwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau, rhoddwyr, cyflenwyr, cymunedau lleol ac eraill.
2. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod strategaeth wedi’i sefydlu i gyfathrebu’n rheolaidd ac yn effeithiol â’r rhanddeiliaid hyn am ddibenion, gwerthoedd, gwaith a chyflawniadau'r elusen, gan gynnwys gwybodaeth sy’n eu galluogi i fesur llwyddiant yr elusen o ran cyflawni ei dibenion.
3. Fel rhan o’r strategaeth hon, bydd y bwrdd yn ystyried y ffordd orau o gyfathrebu ynghylch sut y caiff yr elusen ei llywodraethu, pwy yw'r ymddiriedolwyr, a pha benderfyniadau y maent yn eu gwneud.
4. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan bob rhanddeiliad gyfle i ddwyn y bwrdd i gyfrif drwy brosesau a gweithdrefnau y cytunwyd arnynt, er enghraifft, sesiynau holi ac ateb.
5. Bydd y bwrdd yn sicrhau ymgynghori addas â rhanddeiliaid ar newidiadau arwyddocaol i wasanaethau neu bolisïau’r elusen.
Datblygu diwylliant o fod yn agored yn yr elusen
1. Bydd y bwrdd yn cael adroddiadau rheolaidd am yr adborth cadarnhaol a negyddol a gaiff yr elusen. Bydd yn dangos ei fod yn dysgu o gamgymeriadau ac yn defnyddio'r broses ddysgu hon i wella perfformiad a'r modd y gwneir penderfyniadau mewnol.
2. Bydd y bwrdd yn sicrhau proses dryloyw, hysbys, effeithiol ac amserol i wneud cwyn a delio gyda chwynion a bod unrhyw gwynion mewnol neu allanol yn cael eu trin yn adeiladol, yn ddiduedd ac yn effeithiol.
3. Bydd gan y bwrdd gofrestr buddiannau ar gyfer ymddiriedolwyr ac uwch aelodau o staff, a bydd yn cytuno ar ffordd o gyfathrebu’r rhain yn gyhoeddus yn unol ag Egwyddor 3.
4. Bydd ymddiriedolwyr yn cyhoeddi’r broses ar gyfer pennu tâl uwch aelodau o staff, a lefelau tâl y staff hynny, ar wefannau’r elusen a’i hadroddiad blynyddol.
Ymwneud â’r aelodau
1. Mewn elusennau lle caiff ymddiriedolwyr eu penodi gan aelodaeth y mudiad sy’n ehangach na’r ymddiriedolwyr, bydd y bwrdd yn sicrhau:
  1. bod gan yr elusen bolisïau clir ynghylch pwy sy’n gymwys i fod yn aelod o’r elusen
  2. bod gan yr elusen gofnod o’r aelodau a hwnnw’n glir, yn gywir ac wedi’i ddiweddaru
  3. bod yr elusen yn rhoi gwybod i aelodau am waith yr elusen
  4. bod yr elusen yn chwilio am farn aelodau ar faterion o bwys, gan werthfawrogi ac ystyried y safbwyntiau hynny
  5. bod yr elusen yn glir ac yn agored am sut y gall aelodau gymryd rhan ym mhroses lywodraethu'r elusen, gan gynnwys, lle bo'n berthnasol, gwasanaethu ar bwyllgorau neu gael eu hethol fel ymddiriedolwyr.

Cyfathrebu ac ymgynghori’n effeithiol â rhanddeiliaid
1. Bydd y bwrdd yn canfod y rhanddeiliaid allweddol sydd â budd yng ngwaith yr elusen. Gallai hyn gynnwys defnyddwyr neu fuddiolwyr, staff, gwirfoddolwyr, aelodau, rhoddwyr, cyflenwyr, cymunedau lleol ac eraill.
2. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod strategaeth wedi’i sefydlu i gyfathrebu’n rheolaidd ac yn effeithiol â’r rhanddeiliaid hyn am ddibenion, gwerthoedd, gwaith a chyflawniadau'r elusen, gan gynnwys gwybodaeth sy’n eu galluogi i fesur llwyddiant yr elusen o ran cyflawni ei dibenion.
3. Fel rhan o’r strategaeth hon, bydd y bwrdd yn ystyried sut i gyfathrebu ynghylch sut y caiff yr elusen ei llywodraethu, pwy yw'r ymddiriedolwyr, a pha benderfyniadau y maent yn eu gwneud.
4. Bydd y bwrdd yn sicrhau bod gan bob rhanddeiliad gyfle i ddwyn y bwrdd i gyfrif drwy brosesau a gweithdrefnau y cytunwyd arnynt, er enghraifft, sesiynau holi ac ateb.
5. Bydd y bwrdd yn sicrhau ei fod yn siarad â rhanddeiliaid am newidiadau arwyddocaol i wasanaethau neu bolisïau’r elusen.
Datblygu diwylliant o fod yn agored yn yr elusen
1. Bydd y bwrdd yn cael adroddiadau rheolaidd am yr adborth cadarnhaol a negyddol a gaiff yr elusen. Bydd yn dangos ei fod yn dysgu o gamgymeriadau ac yn defnyddio'r broses ddysgu hon i wella perfformiad a'r modd y gwneir penderfyniadau mewnol.
2. Bydd y bwrdd yn sicrhau proses dryloyw, hysbys, effeithiol ac amserol i wneud cwyn a delio gyda chwynion a bod unrhyw gwynion mewnol neu allanol yn cael eu trin yn adeiladol, yn ddiduedd ac yn effeithiol.
3. Bydd gan y bwrdd gofrestr buddiannau ar gyfer ymddiriedolwyr, a bydd yn cytuno ar ffordd o gyfathrebu’r rhain yn gyhoeddus yn unol ag Egwyddor 3.
4. Os oes gan elusen staff, bydd yr ymddiriedolwyr yn cytuno sut i bennu eu tâl, a byddant yn cyhoeddi eu ffordd o wneud hyn.
Ymwneud â’r aelodau
1. Mewn elusennau lle caiff ymddiriedolwyr eu penodi gan aelodaeth y mudiad sy’n ehangach na’r ymddiriedolwyr, bydd y bwrdd yn sicrhau:
  1. bod gan yr elusen bolisïau clir ynghylch pwy all fod yn aelod o’r elusen
  2. bod gan yr elusen gofnod o’r aelodau a hwnnw’n glir, yn gywir ac wedi’i ddiweddaru
  3. bod yr elusen yn rhoi gwybod i aelodau am waith yr elusen
  4. bod yr elusen yn chwilio am farn aelodau ar faterion o bwys, gan werthfawrogi ac ystyried y safbwyntiau hynny
  5. bod yr elusen yn glir ac yn agored am sut y gall aelodau gymryd rhan ym mhroses lywodraethu'r elusen, gan gynnwys, lle bo'n berthnasol, gwasanaethu ar bwyllgorau neu gael eu hethol fel ymddiriedolwyr.